メールはビジネスツールとして優秀なツールとは言えない件

言い訳って事じゃないのだけど、メールというシステムに頼った仕事の仕方は限界があると最近思うわけです。

以下がその主な理由。

１）自分は送って手離れした気になってしまう
２）相手の受信環境によっては埋没する
３）自分は正しく伝えたつもりでも、文章によっては相互の理解が異なる
４）メールは最優先のコミュニケーション手段ではない

もちろん、メールは便利だし私も多用します。重要な事は"最重要" ではないという点。
「メール送ったのに返信が無い！」って怒っている人を希に見かけますが、そんなに重要で可及的速やかに回答が必要なら、なぜその点をメール以外のコミュニケーション、たとえば直接だったり電話だったりを活用して促さないのか？　甚だ疑問に思うことがあります。
希にメールの事になると「すぐに返すのが礼儀」といった考えを持っている意見に出会いますが、私は違うと考えています。私の考えとしては、メールは

・メールが戻ってこないのは相手先の課題ではなく自分の課題（という意識を持つことが重要）
・期限を明記しない限りは相手が回答できるタイミングで答えてもらうツール
・期限を明記する場合は、別の手段でも回答を欲している事を伝えるマナー的な補足は必要
・明文化・論点整理には向いているが意見交換には向かないツール
・添付物が付けられるので資料の送受信には便利。ただし容量のマナーは崩壊しつつある・・・

こういうツールです。
ビジネスツールとしては、実はものすごく脆弱なルール基盤に則って運営されているモノだという考えを持つと、変な誤解や他者都合での仕事の遅延に巻き込まれなくなます。これはとっても重要な事です。

弊社では業務連絡のツールとしてチャットを比較的に多用します。私を含めて雑談をするケースもありますが、具体的な計測はしていませんが仕事：雑談の比率は 8:2 程度だという感覚です。チャットでは主に、「メールを送ったから見てほしい」「緊急の内容があるのだがミーティング可能か？」「稟議を確認してほしい」といった、比較的至急の要望を受けます。これは実際に効率が良く、仕事の流れが止まらないというメリットがあります。地理的に離れていても「今でしょ！」ってタイミングでささっとお願いできるという観点で、チャット系ツールは優れものです。

もちろんチャットにもデメリットはあります。モラルハザードが起こると、仕事と雑談の比率が変わってしまいます。オンラインじゃないと今伝えられません。監視しにくいツールでもあり、最近は添付も出来るため場合によっては情報流出などのトラブルもあり得ます。この点に関しては、ルールを設け運営し定期的に実体を把握していく事で、ある程度のリスクを防ぐようには出来ると考えています。大半は性善説に則った判断となりますが。

チャットの活用だけでなく、仕事におけるコミュニケーションの円滑化という点では、ツールやルール、マナーを駆使して適宜適切な回答を得るようにしたいですね！